2013: Prozessoptimierung mit Lizenz-, Asset- und Vertragsmanagement

Die Ausgangssituation

Der Kunde mit mehreren Standorten suchte ein System zur transparenten Darstellung der Organisation für den Umgang mit Lizenzen, Verträgen und Geräten aller Art.

Die derzeitigen Auflistungen wurden dezentral in eigener Regie erfasst und bearbeitet.
Dadurch entstanden u. a. unterschiedliche Bezeichnungen und Inventarisier-Regelungen der gleichen Geräte.

 

Die Zielstellung

  • Übersicht aller Standorte des Kunden
  • Übersicht der IT- und Non-IT-Inventargegenstände mit Zuordnung zu Räumen, Abteilungen usw. mit dem Ziel, die Beschaffung zu vereinheitlichen
  • Etikettierung der Inventargegenstände
  • Reduzierung der IT-Kosten
  • Reduzierung des zeitlichen Aufwands zur Pflege unterschiedlicher Übersichten/Listen
  • Einheitliches System zur transparenten Darstellung der Organisation

 

Die Lösung

Das Design und die Einführung geeigneter Prozesse war die Aufgabe der FUTUREDAT.

Die Beschaffung sämtlicher Stammdaten wie Organisationseinheiten, Standorte und Kostenstellen sowie der abschließende Import aller Inventargegenstände wurde durch die FUTUREDAT realisiert.
Um dem Kunden die Bereitstellung der Stammdaten zu erleichtern, stellte die FUTUREDAT ein zusätzliches Eingabetool zur Inventarisierung zur Verfügung. Hierbei konnte der Kunde besonders auf die Datenqualität achten.

Eine zusätzliche Schnittstelle für den dynamischen Druck von Inventaretiketten mit QR-Code entwickelte die FUTUREDAT im Rahmen dieses Projektes.

Im Ergebnis des Projektes wurden notwendige Prozesse optimiert. Dies führte zur gewünschten Transparenz und Reduktion der laufenden IT-Kosten.